Employeur : comment se déroule la procédure d'embauche ?

Comment préparer le recrutement d’un salarié pour son entreprise

La première chose à faire est de déterminer quels sont les besoins et les moyens de votre entreprise. Une analyse de vos moyens financiers vous permettront de déterminer le montant du salaire que vous pourrez offrir. N’oubliez pas qu’au coût du salaire, vient s’ajouter les coûts directs (charges patronales) et les coûts indirectes (formation, etc…) de votre future salarié. Grâce à l’analyse de vos besoins, vous pourrez rédiger une offre d’emploi. Si vous voulez attirer beaucoup de candidats, votre offre devra être détaillée, intéressante et valorisante. Mais plus important encore, votre offre devra être légale.

Comment rédiger une offre d’emploi légale pour son entreprise

Les dispositions du code du travail (articles L. 5331-1 et suiv. et R. 5332-1 et suiv. du code du travail) réglementent la diffusion des offres d’emploi. Plusieurs conditions doivent être remplies. Vous retrouverez ici un résumé très brefs des dispositions légales. La réalité est beaucoup plus complexe et demande parfois une analyse de la jurisprudence. Au minimum votre annonce doit respecter les dispositions suivantes:

• mettre une date sur vos offres
• rédiger votre offre en français
• l’accès à votre offre doit être gratuit (Il est interdit de vendre des offres
• ou des demandes d’emploi ou d’exiger une somme d’argent de la part des candidats)
• interdiction de diffuser des informations fausses ou susceptibles d’induire en erreur le candidat (cela signifie pour votre association, que l’offre correspondre à un réel besoin de celle ci)
• interdiction d’avoir des mentions discriminatoires: cette disposition est très importante et peut mener à confusion. Vous ne pourrez pas mettre dans votre offre un critère discriminatif tel que sexe, orientation sexuelle, âge ou situation familiale (enceinte par ex), race ou ethnie, opinions politiques ou religieuses, etc…

Une complication peut se poser si vous demander de recruter une personne parlant une langue spécifique par exemple. Cela peut être autorisé pour un poste de vente (ou les clients parlent cette langue), mais pas pour un poste de ménagère qui n’aura aucun contact avec des clients. Dans tous les cas, faite très attention et n'hésitez pas à demander conseil.

Comment conduire ses entretiens d’embauche

Les entretiens d’embauche peuvent être conduit par une ou plusieures personnes de votre entreprise. En général, une personne des ressources humaines, puis la personne responsable du service qui recrute.  Les entretiens d’embauche sont très importants pour déterminer la compatibilité du candidat, mais attention aux mauvaises questions! De même que votre annonce ne peut pas comporter de termes discriminatoires, ne posez pas des questions relatives à ces termes discriminatoires (ex: êtes vous enceinte? avez vous des enfants?)...Vous pouvez par contre demander au candidat pourquoi il postuler sur votre offre et poser des questions sur sa formation, son expérience professionnelle ou ses connaissances. Le mieux est de déterminer une liste de questions à l’avance et de les faire vérifier par votre équipe de ressources humaines.

Déclaration d'embauche (DUE - DPAE) - Déclarer un salarié

Votre entreprises, devra faire une déclaration préalable obligatoire à l'embauche (DPAE). Cette déclaration est une formalité qui permet de déclarer à l'Urssaf un salarié. Vous devrez remplir un formulaire en ligne sur internet au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard avant le début des fonctions ou de la période d'essai. Votre entreprise devra donner les informations suivantes:

• sa dénomination sociale et son adresse ;
• le code APE de l'entreprise ;
• le numéro Siret ;
• s'il dépend du régime général de la Sécurité sociale : les coordonnées du service de santé au travail compétent ;
• le numéro de Sécurité sociale du salarié ainsi que son nom, son prénom, ses date et lieu de naissance et son adresse ;
• la date et l'heure de l'embauche ;
• la nature, la durée du contrat et de la période d'essai si le salarié est embauché en CDI ou pour un CDD d'une durée supérieure à 6 mois.

  Voir également: Quels sont les coûts indirects d’un nouveau salarié? Combien coûte réellement un salarié au SMIC en 2018 ?