Vous établissez des factures chaque jour. Il vous faut alors les éditer, les envoyer aux clients, les archiver, etc. Tout ceci prend beaucoup de temps et aussi beaucoup de place. Et si vous passiez à la facture électronique ? Nos conseils...
Qu’est-ce que c’est exactement ?
Définition. En application du VI de l’article 289 du CGI, une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique. Un processus intégralement électronique. Ainsi, pour qu’une facture soit une facture électronique, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique. Par conséquent, une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier. De la même façon, une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique. Une tolérance jusqu’au 31.12.2014... Jusqu’au 31.12.2014, une facture créée sur papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) sera considérée comme une facture électronique sous réserve du respect des conditions cumulatives suivantes : - la facture numérisée devra être sécurisée au moyen d’une signature électronique quelles que soient les caractéristiques de cette dernière ; - vous devrez conserver la facture sous les deux formats, papier et électronique. À noter. Votre client sera, pour sa part, considéré comme ayant reçu une facture électronique et conservera la facture ainsi reçue uniquement sous format dématérialisé.
Comment ?
Une acceptation du client... Aux termes du VI de l’article 289 du CGI, la transmission et la mise à disposition des factures électroniques sont soumises à l’acceptation du destinataire. L’acceptation préalable du recours à la transmission des factures par voie électronique peut être matérialisée dans un document formel s’il en existe un. L’acceptation peut également se faire de manière tacite, par exemple lorsque votre client traite ou acquitte la facture reçue ou, à défaut, par l’octroi au destinataire des factures d’un délai raisonnable pour exiger une facture papier. Liberté du choix de la technique. Vous êtes libre du choix du mode technique de transmission des factures électroniques. Ainsi, elles peuvent par exemple être transmises par courriel, en pièce jointe d’un courriel, par le biais d’un réseau sécurisé, dans le cadre d’un site Internet sécurisé ou par l’utilisation d’un système EDI.
Traitement en France
