Frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?

Quelles sont les obligations pour un employeur ? 

Si vous êtes employeur vous avez certaines obligations envers vos employés, l’une d’elles consiste à prendre, à votre charge, une partie des “titres d’abonnements souscrits par [leurs] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail”. 

Quels sont les moyens de transports concernés ? 

Sont concernés par cette obligation les transports publics (bus, tram…) ou de “services publics de location de vélos“ (Vélib’, Zoov…). Votre participation est obligatoire dans le cas où l’un de vos salariés possède l’un des titres ci-dessous :

• Utilisation d’une carte de renouvellement annuel, mensuel, hebdomadaire ou par défaut un abonnement pour des trajets illimités émis par la SNCF, une société de transport en commun ou tout autre service de transport
• Utilisation d’une carte ou d’un abonnement mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement à nombre de voyages limité émis par la SNCF, la RATP, une société de transport en commun ou autre service de transport public
• Utilisation d’un abonnement à un service public de location de vélos.
• Utilisation d’un véhicule personnel (dans le cas où c’est une contrainte)

Les titres à usage unique ne sont pas remboursables.

Quel montant vous devez verser ? 

Concernant la participation aux frais de transport vous devez participer à hauteur de 50% (le tarif se base sur un tarif en seconde classe) et cela même si votre employé utilise plusieurs transports différents. 

Vous pouvez refuser de payer si “l’employé perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 %”. 

Comment ? 

Cette obligation est traitée sous forme de remboursement. Votre employé doit vous faire parvenir ou vous présenter ses titres de transports à partir de là vous devez, dans les meilleurs délais et au plus tard le mois suivant, le rembourser. 

Concernant les abonnements annuels la prise en charge est portée sur chaque mois. Lors d’un changement (délais, hauteur du remboursement…) vous devez prévenir votre employé au moins un mois à l’avance.

Les spécificités d’une prise en charge facultative de la part de l’employeur  

Certains moyens de transport offre la possibilité à l’employeur de participer ou non aux frais de transport de ces employés. On retrouve :

• Les services de mobilité partagée, 
• Le covoiturage (conducteur ou passager),
• Les transports publics (autre que ceux cités plus haut),
• Le vélo

Cette prise en charge s’effectue :

• Par des indemnités kilométriques, 
• Par le versement d’une prime transport

elle est alors exonérée de cotisations et contributions sociales (400€/max par salarié).