Eviter les pièges de la comptabilité en ligne

En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une association, l’une de vos préoccupations essentielles est le pilotage de votre organisation. En faisant une recherche Google, vous ne pouvez pas rater les offres agressives d’experts comptables en ligne, offrant le tout numérique, la facilité d’utilisation, des tableaux de bord de pilotage en temps réel et des prix bas. Vous avez pris la décision de choisir d’utiliser un expert comptable en ligne pour faire vos comptes, reste à comprendre les offres qui existent sur le marché ! Beaucoup d’offres parlent de comptabilité "en temps réel". Quand est-il réellement ? La simplicité et les services promis sont-ils au rendez-vous ? Dans cet article nous décryptons l’offre actuelle de comptabilité en ligne pour vous aider à y voir plus clair, et ne pas tomber dans le piège de ces offres alléchantes mais pas toujours à la hauteur...

Les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne

Nous avons préalablement argumenté que tenir sa comptabilité en ligne avec un logiciel de comptabilité basé sur le cloud est un premier pas essentiel pour une meilleure gestion de votre entreprise qu’elle soit petite ou grande. Un logiciel en ligne de comptabilité est tout simplement un logiciel accessible via Internet. Cela signifie que vous vous connectez via votre navigateur Web ou votre appareil mobile et utilisez le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe ou. Vos données y sont stockées de façon sécurisée, dans le cloud, sur des data centers professionnels, plutôt que sur un serveur au sein de votre entreprise. Le partage des informations entre votre entreprise et votre expert comptable est facilité. La plateforme comptable, plus ouverte, peut se connecter à d’autres services cloud comme le scan de facture, l’accès aux comptes bancaires en ligne ou encore à votre plateforme de e-commerce, ou à votre terminal de paiement etc. Le passage à une plateforme cloud ouverte est une avancée technologique incontestable. Sur ce point, tous les comptables en ligne se valent plus ou moins. Les questions à poser sont les suivantes :

• Qui héberge les données et dans quel pays ?
• A quelles autres plateformes cloud et e-commerce votre système se connecte-t-il?
• Combien avez-vous de clients ?

Petit rappel sur la comptabilité française

Peu de clients savent que la comptabilité française est très différente de la comptabilité anglo-saxonne. Il n’est pas inutile de faire ce petit rappel, d’autant que de nombreuses applications cloud anglo saxonne, comme Quickbooks, s’installent en France. La comptabilité française est particulièrement complexe car elle a pour objectif principal d’appliquer une politique économique sophistiquée, basée sur la fiscalité. Pour faire un peu dans la caricature, elle sert à prélever des taxes et impôts de manière ciblée à une personne X pour subventionner et encourager une autre personne Y qui pourra elle, déduire ses charges. La comptabilité française n’est donc pas orientée "gestion" et "pilotage". Faire d’une pierre deux coups demande des ajustements et tout le savoir faire de votre expert comptable.

Trésorerie en temps réel VS comptabilité en temps réel

Ce que proposent les offres agressives des experts comptable en ligne s'apparente à une trésorerie en temps réel, et non pas une comptabilité en temps réel. S’il est important de connaître vos liquidités, la répartition de vos dépenses par catégories, ou le montant dû par vos clients, ces données ne vous permettent pas de piloter votre entreprise. En outre, votre gestion commerciale et votre banque en ligne proposent déjà ces indicateurs.

Que signifie piloter une entreprise et quels sont les indicateurs nécessaires ?

Là encore un rappel n’est pas inutile. Piloter nécessite des indicateurs “avancés” qui permettent de réagir en amont des problèmes, avant qu’il ne soit trop tard. Par exemple le nombre de rendez-vous que prennent vos commerciaux est un indicateur avancé du CA futur. Le résultat du mois est un indicateur avancé du résultat annuel futur. C’est encore mieux si l’on compare avec le même mois de l’année précédente ou le prévisionnel. Le parallèle que l’on fait avec la course automobile peut être utile. Le tableau de bord d’une automobile (vitesse instantanée, compte tour) ne sont en rien des indicateurs avancés. C’est notre cerveau qui utilise ces données en complément de la vue de la route pour produire les bonnes alertes permettant de piloter. Pour faire simple les tableaux de bord des comptables en ligne ne permettent pas de voir la route, et donc de prendre le prochain virage à la bonne vitesse. Essayez de piloter votre voiture en ne regardant que le tableau de bord ! Voici 2 exemples pour les techniciens : Exemple 1: la différence entre charge et débit de la banque Votre entreprise a effectué des travaux en Janvier. Vous recevez la facture en Janvier mais celle ci est payable en Mars. Les offres basiques d'expert comptable en ligne ne seront pas en mesure de refléter cette charge dans les indicateurs comptables de votre tableau de bord en Janvier ou Février. Cette dépense ne sera reconnue dans le système qu’en Mars, lorsqu’il y aura un flux de bancaire. Elle ne passera pas en janvier, date à laquelle vous avez réellement fait la dépense. Elle ne sera pas non plus étalée sur plusieurs années s’il s’agit d’un investissement. Exemple 2 : la différence entre produit et crédit de la banque En juillet 2018, votre entreprise reçoit le paiement d’un abonnement annuel à son club de sport (12 mois à 10 Euros par mois, soit 120 euros). Vous allez donc gagner 10 euros par mois ou 60 euros sur l’année 2018 (et 60 euros sur 2019). Votre comptabilité en ligne indiquera 120 euros en juillet, un chiffre faux du point de vue de votre gestion.

Des coûts cachés

Au delà des formules alléchantes d’appel, certains comptables en ligne acceptent de procéder à un ajustement mensuel ou trimestriel, mais cet ajustement aura un coût. Si vous ne voulez pas payer ce supplément, votre comptabilité ne sera pas en temps réel, vous ne l’aurez qu’en avril de l’année suivante ! Trop tard pour réagir. Il faut également comprendre que de votre côté, il y aura également un effort de rigueur, d’organisation et une charge de travail supplémentaire. Votre comptable en ligne acceptera-t-il de vous aider à vous structurer ? Rien n'est moins sûr, et c'est la raison pour laquelle nous gérons de nombreux changements de cabinet pour des clients ayant initialement opté pour une offre low cost.

Des technologies immatures

Si certains comptables en ligne ont de belles interfaces de saisie de pièces, peu ont investi dans la communication entre vous et leur cabinet. En lisant les commentaires négatifs, on se rend compte que les clients sont livrés à eux même et que le support ne répond tout simplement pas aux attentes. Les briques cloud utilisées par les experts comptable en ligne ne sont pas encore fonctionnelles. La récolte des données bancaires se fait par un web scrapping hasardeux et non par API car les banques ne veulent pas ouvrir leurs systèmes. Le scan de factures par OCR ne fonctionne donc qu’à 70% et encore. Là encore, le prix des composants utilisés par l’expert comptable en ligne fait la différence. Notre partenaire Receipt Bank est un peu plus cher mais son taux de reconnaissance est de quasi 100%. Leur tarif de 10€/mois par client est jugé trop élevé par la plupart des experts comptables qui ont l’habitude de payer 10€/mois pour toute leur suite comptable.

Un support client inadapté

Il suffit de lire les notes et commentaires en ligne pour comprendre que le service client n’est pas le point fort des experts comptables en ligne. Priez pour ne pas rencontrer de problèmes et soyez très rigoureux dans votre saisie des pièces comptables. Les experts comptables en ligne ont investi dans leur logiciel de saisie en ligne de pièces, mais pas dans le CRM. Le processus d’embarquement est inexistant. Le processus mensuel de bouclage du mois est également absent. Leurs plateformes ne gèrent tout simplement pas les processus de production et n’offrent donc aucune aide sur les problématiques pointues d’embarquement, de changement de comptable, de récupération des données, de support logiciel etc.

Conclusion

La comptabilité en ligne manque de maturité, se bat sur le low cost et survend ses services en additionnel. Peu de comptables en ligne ont misé sur la qualité. De notre côté, nous nous battons pour défendre la valeur ajoutée de notre offre. Notre conseil: soyez prudent et posez les bonnes questions avant de choisir votre futur comptable en ligne. Si vous signez votre contrat après une recherche rapide dans Google et quelques minutes de conversation avec un conseiller, vous pouvez vous exposez à des déconvenues... Les meilleurs commerciaux ne sont pas toujours les meilleurs sur le produit et le service client.